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Access 2016の画面を確認しよう

実際にAccessの操作を行う前に、画面を見ておきましょう。Access 2016の画面には、リボンやタブなどのほかに「ナビゲーションウィンドウ」が表示されます。

Access 2016の画面構成

Accessの画面は、大きく3つの要素で構成されています。1つ目はファイル操作のボタンや項目がある「リボン」です。リボンには、 [ファイル]や[ホーム]など、機能ごとにいくつかのタブがあります。2つ目は、データベースファイルのオブジェクトが表示される「ナビゲーションウィンドウ」です。テーブルやフォームなどのオブジェクトの内容は、ナビゲーションウィンドウの右側に表示されます。リボンには、たくさんのボタンや項目がありますが、はじめからすべての機能を覚える必要はありません。本書のレッスンを進めて、使う頻度の高い機能を順番に覚えていきましょう。

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❶クイックアクセスツールバー

常に表示されているので、目的のタブが表示されていない状態でもすぐにクリックして機能を実行できる。よく使う機能のボタンも追加できる。

❷タイトルバー

データベースファイルのある場所とファイル名、ファイル形式が表示される。Access 2016のデータベースファイルは、「(Access 2007-2016ファイル形式)」と表示される。

❸リボン

さまざまな機能のボタンがタブごとに分類されている。

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❹ユーザー名

Microsoftアカウントでサインインしているユーザー名が表示される。Officeにサインインしていないときは、ユーザー名ではなく「サインイン」と表示される。

❺ナビゲーションウィンドウ

テーブル、フォーム、クエリ、レポートなどデータベースファイルのオブジェクトの一覧が表示される。

❻移動ボタン

[先頭レコード]ボタン(≤)や[前のレコード]ボタン(≤)、 [次のレコード]ボタン(≥ )、[最終レコード]ボタン(≥ )をクリックして、表示しているレコードを切り替えられる。中央に編集中のレコード番号と合計のレコード数が表示される。

❼ステータスバー

編集している表示画面など、作業状態が表示される領域。作業によって表示内容が変わる。

 

リボンには2つの表示モードがある

リボンはマウスの操作に適した「マウスモード」とタブレットなどでタッチ操作をするのに適した「タッチモード」の2つの表示方法で切り替えができます。マウスモードでは標準のリボンやボタンが表示されますが、タッチモードに切り替えるとボタンの間隔が広がるので、タブレットで操作をしているときにボタンをタッチしやすくなります。クイックアクセスツールバーに[タッチ/マウスモードの切り替え]ボタンが表示されていないときは、[クイックアクセスツールバーのユーザー設定]‐[タッチ/マウスモードの切り替え]をタッチしてボタンを表示しましょう。

ナビゲーションウィンドウの役割を覚えよう

Accessを使い始める前に、Accessの画面を覚えておきましょう。Accessの画面は、リボンやナビゲーションウィンドウなどで構成されています。その中でもナビゲーションウィンドウはAccessを使う上で重要なウィンドウです。テーブルやフォーム、クエリ、レポートなどのオブジェクトはナビゲーションウィンドウに表示され、そこからオブジェクトを開けます。

●データベースファイルの役割を理解しよう

Accessでデータベースを扱うときは、データを蓄える機能(テーブル)や、データを入力するための機能(フォーム)、データを抽出するための機能(クエリ)、データを印刷するための機能(レポート)を利用します。これらの機能を1つにまとめる役割を果たすのが、「データベースファイル」です。データの保存先や、入力フォーム、抽出などがバラバラのファイルで管理されるよりも、「データベースファイル」という1つのファイルになっている方がデータベース全体を分かりやすく管理できるのです。

Accessでデータベースを扱うときは、まず空のデータベースファイルを作ることから始めます。データベースファイルを作成すると、Accessの画面にはナビゲーションウィンドウが表示されます。ナビゲーションウィンドウは、データベースファイルに含まれている「オブジェクト」が表示されるAccessの最も基本となるウィンドウです。以降の章では、ナビゲーションウィンドウを使ったデータベースのさまざまな操作と役割を紹介します。少しずつ覚えていきましょう。