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テーブルの基本を知ろう

 Accessでデータを蓄えておく場所を「テーブル」といいます。パソコンを使わずにデータを管理するときは、名刺入れやバインダーなどを使います。テーブルは、名刺を管理するための「名刺入れ」や、「書類を管理するためのバインダー」などに相当します。この後のレッスンでは、テーブルを作成する方法や、テーブルにデータを入力する方法、一度作成したテーブルを自由に編集する方法などを紹介します。ここでは、テーブルが「いろいろなデータを蓄積するための入れ物」だということを覚えておきましょう。

テーブルには複数のビューがある

テーブルには「データシートビュー」や「デザインビュー」などのビューがあります。データシートビューはテーブルにデータを入力するためのビューです。一方、デザインビューは文字通りテーブルをデザインするためのビューで、テーブルにどのようなデータを入力するのか、データの内容は数値なのか、文字なのかといったことを設定します。例えば、 [郵便番号]というフィールドがあったとき、「入力するのは文字(テキスト)で、10文字まで」という内容を設定できます。

「ビュー」って何?

「ビュー」とは、テ ーブ ル など のAccessのオブジェクトをどのように表示して作業するのかを決める機能です。テーブルだけではなく、フォームやレポートなど複数のビューに切り替えて作業ができます。

複数のテーブルを作成できる

1つのデータベースファイルには複数のテーブルを作成できます。複数のテーブル同士を関連付けるリレーションシップの機能を使うと、複雑なデータベースも作れます。テーブル同士を関連付ける方法については、活用編で詳しく紹介します。

大量のデータを管理できる

Accessなどのデータベースの最大の特長は、大量のデータを管理できるということです。大量のデータと聞くと、「データを探すのに時間がかかる」というイメージを持つかもしれません。しかし、どんなに大量のデータが入力されていても目的のデータを瞬時に探し出せるほか、特定の条件に一致するデータだけを素早く抽出できます。これらもデータベースの特長です。

AccessExcelの違いって何?

Accessのデータベースが管理できるデータ件数に制限はなく、1つのデータベースファイルにつき最大2GBまでのデータを入力できます。対して、Excelでは、入力できる行が約100万行という制限があり、大量のデータを入力すると検索が遅くなるという違いがあります。テーブルは見ためが表なので、Excelなどの表計算ソフトと役割や機能を混同しがちですが、データベースと表計算ソフトは全く違うものなのです。