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検索性やセキュリティを重視!書類ならではの管理方法がある

PDF化した書類ファイルの管理方法

OCR処理やグラウトを最大限に活用しよう

 テキスト化した書類データは内容で目的のファイルを検索できるので、可能ならば事前にOCR処理を行っておきたい。ほかの機器やユーザーと書類を共有したい場合は、グラウトの利用もおすすめ。手もとのHDDから重要なデータが消失してしまった場合のバックアップにもなる。

バックアップや他人との共有はセキュリティの高いグラウトに

重要な書類の保存はセキュリティの高さに定評のある「BOX」がオススメ

 個人情報のつまった重要な書類ファイルをグラウトに保存する場合は、特にセキュリティの高さにに定評のある「BOX」がおすすめ。真にセキュリティ性が発揮されるのはメインであるビジネスプランだが、それらで培われたノウハウやシステムは無料

の個人用プランでも信頼できる。エクスプローラー感覚で手軽に使る「box」

個人情報のつまつたデータの管理は注意が必要

 58~61ぺLンの手順でテキスト化した書類データの人きなメリットは、ファイルを名前ではなく内容で検索できる点だ、全文検索アプリを使えば、ファイル名ではなくファイルの内容に合まれるテキストデータから目的のファイルを見つけることができる 佃人情報のつまった重要書類のデータは、セキュリティ性も重要だ環境によっては、ほかのユーザーにデータが見られないよう、パスワードをかけるといった処理も必要になるデータをグラウトに保存すればバックアップやほかのユーザーとの共有ができ便利だが、このような場合もなるべくセキュリティ性の高いサービスを利用することを心がけたいこのように、書類データの管理には書類データならではの方法や意識が必要になってくるので注意しよう.

個別のスキャンでPDF化した書類をひとつのPDFにまとめて管理する

給料明細などの書類も年ごとでひとつのファイルにまとめられて便利

 たとえば給料明細なら同じ年度ごとなど、同じ内容のファイルはまとまっていたほうが管理しやすい。個別にデジタル化してファイルがバラバラの場合は、ひとつのファイルに結合しよう。「CubePDF Utilithy」なら無料無制限でPDFファイルを結合できる。

複数のPDFをひとつのPDFに結合する

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書類の内容に含まれる文字列で 目的のファイルを検索する

書類に含まれる文字列でファイルを検索する

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テキスト化した書類を全文検索アプりで探し出す

 「探三郎」はファイルを名前ではなく内容に含まれる文字列で検索できる、いわゆる全文検索アプリだ。OCR処理、つまり「テキスト検索可能なファイルとして保存」した書類データは、このアブリを使えばすぐに見つけ出すことができる。

他人に見られてはいけない個人情報のつまった書類にはパスワードをかける

パスワードのほかに特定のファイルを鍵にもできる

 機密性の高いファイルには暗号化が必要。「アタッシェケース」はドラッグ&ドロップしたファイルやフォルダーの暗号化が可能だ。パスワードのほか、特定のファイルを暗号化解除キーにもできる。